“Biến buổi phỏng vấn thành cuộc thảo luận tạo môi trường thoải mái và cởi mở hơn thúc đẩy mối liên hệ chặt chẽ, nâng cao trải nghiệm chung của ứng viên và nhà tuyển dụng.”

Khi nói về những buổi phỏng vấn hay nhất, dù là ở vai trò ứng viên hay nhà tuyển dụng thì hầu hết mọi người đều nhắc đến một điểm chung: đó là cuộc trò chuyện tự nhiên.

Những cuộc trò chuyện này có năng lượng riêng của chúng, có sự kết nối và trao đổi qua lại. Mọi người dành toàn tâm toàn ý tham gia và cảm thấy như đây là dịp tương tác để tìm hiểu nhau, thay vì hỏi gì đáp nấy như một cuộc thi vấn đáp. 

Khi nghe hai từ phỏng vấn, tâm trí mọi người mặc định rằng mình đang bị đánh giá và bắt buộc phải trả lời đúng những câu hỏi được đặt ra, nếu không thì… Điều này khiến bất kỳ ai cũng lo lắng và nó không tốt một chút nào, đặc biệt là trong buổi phỏng vấn. Trong khi đó, nếu nghĩ về buổi phỏng vấn như một cuộc thảo luận, sự lo lắng sẽ biến mất. Thảo luận được định nghĩa là hành động hoặc quá trình nói về điều gì đó để đi đến quyết định hoặc trao đổi ý tưởng. Và tôi nghĩ đó chính là lí do nên biến buổi phỏng vấn thành cuộc thảo luận”, chị Nguyễn Thị Xuân Thùy, HR Manager chia sẻ.

Có thể bạn đang thắc mắc liệu các cuộc thảo luận có giúp đạt được mục đích như buổi phỏng vấn không?

“Câu trả lời là Có”, chị Xuân Thùy khẳng định. Theo chị, cuộc gặp gỡ sẽ giúp chúng ta đánh giá hai điều: một là ứng viên có đáp ứng được yêu cầu công việc và có các kỹ năng cần thiết không, hai là liệu họ có phải là đồng nghiệp tuyệt vời trong tương lai không. Tuy nhiên, thật khó để biết chính xác yếu tố thứ 2 trong buổi phỏng vấn bởi ứng viên đều căng thẳng và môi trường phỏng vấn không phải là môi trường làm việc chính thức.

“Khi thảo luận cùng nhau, chúng ta dễ dàng thấy được ứng viên có đưa ra ý tưởng mà không cảm thấy sợ hãi, có chấp nhận phản hồi và tìm cách điều chỉnh hoặc có nói ra suy nghĩ mà không sợ đưa ra câu trả lời sai hay không. Những điều này rất khó đọc được khi ứng viên lo lắng vì đang được phỏng vấn”, chị Xuân Thùy giải thích.

Làm thế nào để biến buổi phỏng vấn thành cuộc thảo luận?

Nhà tuyển dụng có nhiều quyền hơn trong việc tạo không khí của buổi phỏng vấn. Bạn có thể làm cho buổi phỏng vấn trở nên căng thẳng hoặc dễ chịu, thân thiện hoặc xa cách hay định dạng câu hỏi/ câu trả lời.

Khi bắt đầu buổi phỏng vấn, hãy làm mọi thứ bạn có thể để ứng viên cảm thấy thoải mái, thư giãn và dễ chịu. “Một số nhà tuyển dụng muốn làm ngược lại để xem ứng viên phản xạ thế nào trước áp lực. Tôi không đồng ý với cách làm đó vì phỏng vấn đã căng thẳng rồi, nếu tạo thêm áp lực thì ứng viên sẽ cảnh giác hơn và có thể bạn sẽ không nhận được câu trả lời tự nhiên mà bạn thực sự muốn”, chị Xuân Thùy phân tích.

Chị gợi ý, “Chúng ta hãy tranh thủ thời gian này để thảo luận một vài vấn đề thú vị nhé” hoặc “Giả sử chúng ta là đồng nghiệp và đang thảo luận về vấn đề này”. Chỉ cần nói như vậy khi bắt đầu buổi phỏng vấn cũng đủ khiến nhiều ứng viên cảm thấy thoải mái.

Nếu là buổi phỏng vấn trực tiếp, hãy ngồi cùng phía với ứng viên như những người ngang hàng và tránh ngồi sau bàn làm việc bởi nó tạo ra bầu không khí cấp trên/cấp dưới không có lợi cho buổi trao đổi.

“Dù là buổi thảo luận nhưng bạn vẫn nên chuẩn bị các câu hỏi nhưng không phải như một kịch bản cứng nhắc, mà như một cách gợi lên vấn đề. Nếu ứng viên trả lời theo cách thú vị hoặc bất ngờ, đừng lướt qua mà hãy đào sâu hơn một chút trước khi đặt câu hỏi tiếp theo”, chị Xuân Thùy đề xuất và đưa ra ví dụ “Nếu họ nói về một dự án khó, bạn có thể nói, “Có vẻ như dự án đó thực sự đã thử thách khả năng quản lý nhiều bên liên quan của bạn. Bạn có thể nói thêm về cách bạn điều hướng các mối quan hệ đó không?”. Điều này giúp thể hiện sự đồng cảm và khuyến khích ứng viên mở rộng suy nghĩ của họ”.

Chị cũng lưu ý rằng, lúc này đừng hỏi những câu hỏi giả định như “Bạn sẽ làm gì nếu…?”. Thay vào đó, hãy hỏi những điều buộc ứng viên phải nói về kinh nghiệm thực tế của chính mình, ví dụ như “Hãy kể về lần bạn phải đối phó với khách hàng đang tức giận. Bạn đã xử lý như thế nào”.

Khi ứng viên trả lời, hãy lắng nghe chăm chú những gì đang được đề cập. Lí do chị Xuân Thùy khuyên điều này là vì “Nhiều nhà tuyển dụng thiếu kinh nghiệm thường sẽ chỉ tập trung hỏi câu hỏi tiếp theo mà không thực sự để tâm đến câu trả lời. Cần nhớ rằng, mục tiêu của buổi phỏng vấn không phải là để hoàn thành danh sách các câu hỏi mà để thu thập thông tin mà bạn không thể biết được nếu không lắng nghe”. Tuy nhiên, bạn cũng không thể thu thập thông tin nếu là người nói xuyên suốt. Nếu bạn nói hơn một phần ba thời gian, đồng nghĩa với việc bạn đang nói quá nhiều.

Cuối cùng, hãy “nêm” một chút gia vị hài hước khi thích hợp. Sử dụng sự hài hước có thể khiến buổi phỏng vấn giống cuộc trò chuyện hơn là một cuộc hỏi đáp. Một bình luận vui vẻ hoặc chia sẻ một mẩu chuyện nhỏ hài hước có thể giúp tạo ra bầu không khí thoải mái hơn. Dù vậy, bạn cũng cần đảm bảo giữ sự hài hước trong mức cho phép và không làm sai lệch mục đích của buổi trao đổi.   

Việc biến buổi phỏng vấn thành cuộc thảo luận tự nhiên không chỉ nâng cao trải nghiệm của ứng viên mà còn giúp nhà tuyển dụng có được sự hiểu biết sâu sắc hơn, chân thực hơn về một ứng viên tiềm năng và đưa ra quyết định chính xác hơn trong việc lựa chọn nhân sự phù hợp với văn hóa công ty. Việc tạo ra một không gian mở, linh hoạt khi đặt câu hỏi và chủ động lắng nghe, thỉnh thoảng thêm vào một chút hài hước có thể chưa phải là thói quen của bạn nhưng nếu làm điều này, bạn sẽ xây dựng được mối quan hệ tốt hơn và phát hiện những yếu tố quan trọng mà một cuộc phỏng vấn truyền thống có thể bỏ qua.